Il Problema


Immaginate un uomo dall'aria comune, giacca grigia, camicia sicuramente bianca, cravatta come capita perchè non ha il tempo di sceglierla con cura. Immaginatelo visitare ogni giorno decine e decine di posti diversi cercando di passare inosservato. Immaginatelo mentre riporta su un minuscolo taccuino numeri, misure, annotazioni di ogni genere, portando avanti la sua attività di data-mining.
Poi immaginatelo tornare in una camera d'albergo a riportare le informazioni su un foglio di carta, fotografarlo, e inviarlo al suo contatto in un'altra città. All'improvviso lo assale il tremendo dubbio di aver sbagliato un numero, una posizione, una modalità, nel suo febbrile ricopiare informazioni.
Tormentato dal pensiero di un suo errore che in quel momento sta risalendo la catena delle informazioni, spargendo i semi di futuri danni irreparabili.
Quello che avete letto non è un racconto di fantasia, ma la routine che due dozzine di promoter di una delle maggiori ditte produttrici di acque minerali italiane hanno affrontato per anni.
Come immaginerete, carta e penna non sono lo strumento ideale per raccogliere un'enorme quantità di informazioni su prezzi, modalità di esposizione, offerte speciali e altro ancora sui prodotti "propri" e della concorrenza.

Ma siamo nel 2017 e per fortuna ci si è resi conto dell'esistenza della tecnologia. L'azienda in questione, infatti, ha deciso di adottare un sistema di raccolta dati e business intelligence per la GDO, la Grande Distribuzione Organizzata.
Ed è lì che Vectis è entrata in gioco.

Profilo cliente

Questa nota azienda produttrice di acque minerali, che non nomineremo per una questione di privacy, è un marchio storico e molto conosciuto nel settore. La sua prima apparizione sui mercati risale al 1893 quando la Società incomincia ad imbottigliare l’eccezionale acqua minerale. Nel 1985 viene costituita una società generale trasformata, nel 2011, nel marchio che tutti conosciamo e noto anche grazie a un simpatico spot e alla sponsorizzazione di una squadra di calcio. L’azienda attraverso indovinati investimenti in nuove tecnologie, percorre la strada della modernità anticipando le richieste del complesso mercato del beverage, fornendo ai consumatori contenitori facili da trasportare e comodi da utilizzare.

Fatturato: 115 MLN

Dipendenti: 20+

Settore: GDO

Questa nota azienda di acque minerali, dopo essersi resa conto dei problemi derivanti dalla trascrizione e copia a mano dei dati, ha palesato il bisogno di cambiare la vecchia procedura con qualcosa di completamente nuovo.

Come abbiamo detto, tradizionalmente i dati erano raccolti manualmente e trascritti su cartaceo dalla rete di agenti sparsi in tutta Italia, i quali gestivano la trascrizione dei dati su fogli excel per poi inviare solo a fine giornata i documenti al centro amministrativo per l’inserimento.

Tale processo risultava complesso e costoso: i vari sistemi usati non erano integrati e il personale doveva imputare gli stessi dati diverse volte in diversi sistemi, con il rischio di errori e con inevitabili ritardi.

Di conseguenza, l’azienda aveva la necessità di digitalizzare e centralizzare l’intero processo di ricevimento e d’imputazione dei dati: in tal modo tutti i reparti potevano avere un accesso più facile ed immediato alle informazioni.

Inoltre, il nuovo sistema doveva essere utilizzato da tutti gli agenti utilizzando un device piccolo e discreto, uno smartphone o un tablet, che fosse però in grado di funzionare anche in assenza di connessione Internet.

Per studiare una soluzione bisogna conoscere bene il problema.
Prima di tutto è stata avviata una serie di incontri preliminari con il cliente, per raccoglierne i desiderata e sfruttarne l’expertise. Per capire il più a fondo possibile la natura e la struttura del mondo della GDO, in cui il nostro sistema avrebbe dovuto muoversi.

Un mondo che si è rivelato  più complesso di quanto avessimo potuto immaginare. Non solo per la numerosità dei soggetti coinvolti (più di diecimila punti vendita di grande distribuzione), ma anche per la stratificata struttura commerciale in cui questi soggetti agiscono.
Ricostruire questa struttura, necessaria come supporto per tutte le informazioni da raccogliere e gestire, è stata una sfida interessante e niente affatto facile, ma ne siamo usciti vittoriosi.

Contemporaneamente alla modellazione del “mondo della GDO” abbiamo analizzato attentamente tutte le criticità del flusso operativo adottato in precedenza dal cliente, identificando margini di miglioramento e soluzioni applicabili.

Il primo punto fermo del progetto è stato che il vecchio taccuino andava mandato in pensione, e sostituito con un’app per dispositivi mobile, preferibilmente smartphone. Gli smartphone sono economici, pratici e discreti. Così comuni da non essere notati, perché uno dei problemi da affrontare era che le informazioni andavano raccolte in maniera discreta. I gestori dei supermercati non amano che si faccia data-mining a casa loro.

Ovviamente l’app in questione avrebbe dovuto  porsi come strumento ideale di raccolta di informazioni e integrarsi perfettamente nella nuova incarnazione “informatizzata” del flusso operativo del cliente.

Prima di tutto, avrebbe dovuto aggiornare in tempo reale la propria conoscenza della struttura della GDO, che cambia di continuo. Nuovi punti vendita aprono, altri chiudono, altri cambiano insegna.

Avrebbe insoltre dovuto lavorare sia online che offline (quando mai c’è linea in un supermercato?), custodendo i dati raccolti anche in mancanza di accesso alla rete, per poi inviarli alla base non appena fosse nuovamente disponibile.

E infine avrebbe dovuto controllare i dati inseriti dagli operatori, in base all’analisi delle serie storiche, imparando a riconoscere sviste probabili o evidenti, riducendo il margine di errore ai minimi termini.

BlueberryMobile è nata così, sviluppata su piattaforma Android per essere gli occhi e le orecchie di Blueberry e diventare il fedele compagno tascabile della flotta di promoter del nostro cliente. Tutto il flusso informativo passa attraverso BlueberryMobile in maniera sicura ed affidabile.

L’adozione del nuovo software ha permesso all’azienda di acque minerali di eliminare il passaggio dei dati da cartaceo a digitale riducendo gli errori di data entry; oltre alla riduzione dei costi sul piano della dematerializzazione, l’azienda ha aumentato notevolmente la propria efficienza: infatti, il centro amministrativo è ora in grado di valutare in tempo reale l’andamento dei punti vendita facilitando il processo di decision making.

Un ulteriore vantaggio da considerare è la diminuzione del tempo dedicato all’attività di data entry, così il personale che prima era impegnato a imputare i dati oggi lavora su funzioni a più alto valore dedicandosi all’analisi delle informazioni in modo più dettagliato.

Attualmente ognuno dei promoter che utilizza BlueberryM raccoglie ogni giorno più di mille rilevazioni.
Visita più di venti punti vendita durante l’orario d’ufficio.
Raccolglie ed invia alla base informazioni altamente strutturate e coerenti, comunicazioni operative e richieste.
Tutto questo senza errori, senza perdite di tempo.

Tempo risparmiato

547

ORE DI LAVORO GUADAGNATE

1324

AGENTI SODDISFATTI

65%

AUMENTO PERFORMANCE