Il caso Delivery Mate: archiviazione e gestione documentale

Dal cartaceo al digitale in un solo click

Archiviazione: dalla carta al file, abbiamo una alternativa?

  • Ti piacerebbe un sistema che impiega pochi secondi a eseguire la procedura di archiviazione passando dalla carta al digitale?
  • Vorresti archiviare dei documenti cartacei agilmente da qualsiasi luogo utilizzando solo il tuo smartphone?
  • Hai mai pensato a quanto sarebbe comodo archiviare una bolletta appena pagata usando un’app “speciale” che ne invia una foto al computer di casa?

Se gestisci un’azienda, uno studio, un ambulatorio o semplicemente hai delle bollette da pagare e archiviare, probabilmente sì.

Anche noi pensiamo che una app così sia molto comoda, così invece di aspettare che qualcuno che la realizzasse, l’abbiamo realizzata in azienda.

Il problema: la gestione documentale in un’azienda di logistica e trasporti

La richiesta è venuta da un cliente che opera nel campo della logistica e dei trasporti, presso il quale era già in funzione un articolato sistema di tracking e gestione documentale realizzato appositamente per le sue esigenze.
Nello specifico, la caratteristica principale del sistema già in uso era quella di saper “accoppiare”, senza nessuna supervisione, centinaia di documenti cartacei alla rispettiva spedizione, utilizzando solamente un batch-scanner.
Il sistema aveva già drasticamente diminuito i tempi di acquisizione, e conseguentemente della ricerca e consultazione documentale.

Eppure il nostro cliente, un imprenditore lungimirante come pochi ne abbiamo incontrati, voleva ancora migliorare.
Il punto ancora “migliorabile” era tutto ciò che accade fra la firma di ogni Documento di Trasporto (DdT) cartaceo e il suo rientro in azienda, dove viene raccolto insieme ad altre decine a formare un blocco, poi scansionato ed inviato al server per l’archiviazione automatica.

Quindi tempi di archiviazione lunghi, documenti passati di mano in mano, possibilità di errori e perdita di informazioni.

Per evitare questa trafila, la soluzione è quella di far coincidere il momento della firma al momento dell’archiviazione. Sembra fantascienza.
Ma non se ci si affida al partner giusto (cosa sia un partner tecnologico “giusto” lo spieghiamo qui).

La soluzione: una app per archiviare i documenti in mobilità.

Ogni autista ha a disposizione la lista delle consegne quotidiane.
Se dotato di una speciale app che acquisisce il documento “on the road”, questi potrebbe, per ogni consegna effettuata, inviare il documento appena firmato direttamente al server di raccolta dati. Il documento viene quindi conservato in digitale e tenuto in archivio per consultazione.

Come funziona?

Senza scendere nei dettagli tecnici (una piccola introduzione alla computer vision l’abbiamo già scritta), diciamo che l’app fa due passaggi principali:

  1. Trova un documento nell’inquadratura
  2. Ritaglia la parte interessata e corregge la prospettiva del documento, rendendolo pronto per l’archiviazione

A questo punto l’utilizzatore dell’applicazione può inviare l’immagine al server semplicemente cliccando su “Avanti”; l’immagine verrà inserita in uno stato di attesa, per una successiva verifica da parte degli operatori in centrale.

Chi controlla in centrale?

In centrale gli operatori visualizzano in tempo reale ciò che avviene “in campo” (anche con un avviso sonoro), e hanno la piena facoltà di accettare o rifiutare le immagini inviate, con una schermate semplificata che si presenta più o meno come nel seguito:

Appena lo stato dell’immagine cambia da “In attesa” ad “Accettato” oppure “Rifiutato”, l’app mostra l’esito mediante un codice colore, verde o rosso rispettivamente: nell’esempio che segue, l’app ha ricevuto una conferma di accettazione per una immagine, mentre altre due immagini risultano non accettate dagli operatori.

I vantaggi:

  • Scannerizzazione del documento tramite smartphone
  • Condivisione delle informazioni real-time
  • Conoscenza immediata dello status delle consegne
  • Controllo sulla qualità del documento
  • Archiviazione automatica del documento approvato

Chi può utilizzare il sistema?

Chiunque necessiti dell’archiviazione documentale e che si trova a lavorare in remoto.

Solo qualche esempio:

  • Commerciali che operano sul territorio
  • Avvocati/Operatori giuridici (Archiviazione sentenze, atti etc)
  • Commercialisti (documentazione dei clienti)
  • Corrieri/Ditte di trasporti

Inoltre l’app è talmente facile da utilizzare che non necessita di formazione, è totalmente intuitiva.

Utilizzo il gestionale “XY”, posso usare l’app?

Certo! Il nostro sistema può prelevare i dati relativi alle spedizioni da qualsiasi altro software di gestione logistica e in qualsiasi tipo di architettura (locale, web-based o distribuita).

Delivery Mate è un’app che sfrutta tecnologie avanzate come la computer vision, pensata per convertire in digitale, gestire, condividere ed archiviare documenti.

Se volete saperne di più compilate il form qui di seguito o scrivete a info@vectis.it