Gestione Aziendale, Digital Transformation, IT partner: un punto di vista

Qualche anno fa il digitale era considerato solo una nuova tendenza e le aziende erano poco consapevoli delle reali opportunità offerte dalla Digital Transformation.

Quali sono le opportunità della Digital Transformation?

Per molti il “digitale” era solo un possibilità ritenuta tuttavia non necessaria, un processo da affrontare senza fretta e comunque “non appena ci saranno tempo e risorse”: il tempo ha ampiamente dimostrato che la trasformazione è tutt’altro che facoltativa ma assolutamente obbligatoria e purtroppo, a volerla dire tutta, dobbiamo registrare che questa necessità non è stata ancora completamente compresa da alcuni imprenditori e professionisti, alcuni dei quali sembrano venire da quel tempo in cui il software di gestione aziendale si acquistava in edicola a dieci euro (o diecimila lire?).

Facendo riferimento alle piccole imprese possiamo schematizzare i motivi che “bloccano” l’evoluzione in due principali filoni, quello tecnologico e quello economico.

Dal punta di vista tecnologico ci sono alcune considerazioni da fare:

  1. Nella selva delle offerte di soluzioni commerciali disponibili, la scelta di quella adeguata al proprio flusso operativo richiede o una grande dose di coraggio o di una consulenza preventiva da parte di un consulente/manager IT.
  2. L’adozione di una specifica soluzione può determinare sorprendenti avanzamenti o pericolose involuzioni del proprio flusso operativo.
  3. I dipendenti di solito manifestano una naturale resistenza al cambiamento.
  4. Nella maggior parte dei casi in cui si provenga da vecchi software, bisogna affrontare una fase di esportazione e reimportazione dati, quasi sempre incompleta.

Dall’altra parte l’argomento economico: capita infatti che all’adozione di soluzioni più moderne si contrapponga l’idea che l’attività non abbia volumi di vendita tali da giustificare investimenti anche ridotti.

Vale la pena ribadire che il tema della modernizzazione dovrebbe guidare la riorganizzazione a prescindere dalla dimensione dell’impresa, che dovrebbe inseguire modelli operativi più attuali, implementati o supportati da strumenti digitali.

Soprattutto perchè se non lo state facendo voi, di certo lo sta facendo il vostro competitor. 

Ritornando alla questione tecnologica, è importante seguire dei giusti criteri in materia di scelta di un partner tecnologico.

Innanzitutto, abbiamo qui usato l’espressione “partner tecnologico” al posto di “fornitore”; non è un caso e non è solo una scelta stilistica.

Cosa differenzia un partner tecnologico da un fornitore?

Un partner tecnologico vi segue passo passo nello sviluppo del prodotto più adatto alla vostra azienda e ai vostri processi, ascoltando i vostri bisogni e offrendo soluzioni ad hoc.

Un fornitore vi consegna un prodotto preconfezionato sul quale dovrete adattare voi i vostri processi.

Espressioni come modernizzazione e “trasformazione digitale” suggeriscono erroneamente l’idea che possa esistere una strada unica per chiunque voglia affrontare il cambiamento o che esistano dei “pacchetti”, persino dei software, che presi dallo scaffale e installati possano far registrare un cambio di passo in uno schiocco di dita: nulla di più sbagliato.

Non esiste nessuna strada segnata, nessun sentiero unico che conduca verso la trasformazione, o tantomeno un insieme di strumenti standard da implementare.

La specificità di ogni azienda richiede l’implementazione di roadmap individuali progettate per le singole aziende e per le singole attività. Peraltro, se questo è vero in qualsiasi ecosistema aziendale, la “digitalizzazione” pare ancora più complicata nella declinazione italiana, in cui la specificità è molto spesso legata alle dimensioni medio piccole e alla gestione familiare, fattori che insieme determinano una maggiore esigenza di “artigianato digitale”.

In questo processo l’interazione e la reciproca conoscenza fra l’azienda ed il partner tecnologico risultano decisivi, soprattutto sui quei temi “aperti” per i quali una scelta implementativa o tecnologica può determinarne il successo o l’insuccesso della strategia.

Si noti bene che per “successo” intendiamo una qualsiasi riduzione di costi e tempi in una area dell’azienda che non si traduca in un aumento di costi o tempi in un’altra area dell’azienda.

Insomma, vale la pena chiederci se sia vero che la “digitalizzazione”, intesa nel suo senso più ampio di adozione di strumenti software, determini direttamente un maggiore controllo.

Ovviamente la domanda vale solo per gli strumenti di cui un’azienda decide spontaneamente di dotarsi, e non per strumenti obbligatori come fatturazione elettronica o utility per la GDPR-compliance.

Tradotto di nuovo nella formula tempo = costi, ci chiediamo:

L’utilizzo di strumenti software non personalizzati accelera davvero i processi?

La risposta a questa domanda è molto semplice se facciamo un piccolo sforzo di immaginazione: il software, insieme ai dati che gestisce, ricrea una versione digitale della nostra azienda.

Vi ricordate Matrix? Quello che accadeva nel mondo digitale si rifletteva anche nel mondo reale e viceversa.

Ecco, quanto più la versione digitale somiglia all’azienda reale, tanto più farà guadagnare tempo (e soldi) a chi la utilizza. 

Dobbiamo immaginare il software, o meglio ancora i dati che sono contenuti all’interno di un software ed il modo in cui sono organizzati, come gli elementi di un mondo in cui continuamente usciamo o entriamo per eseguire delle operazioni.

Ma come funziona questo mondo?

  1. Si entra tramite l’interfaccia
  2. L’intefaccia determina il modo in cui inseriamo e leggiamo i dati

Se l’interfaccia è progettata dal partner tecnologico in collaborazione con l’azienda, potrete decidere voi quali dati inserire, come e quando.

Il problema, invece, nasce quando il modo in cui inseriamo e leggiamo i dati è A DISCREZIONE DEL PROGRAMMATORE, soprattutto nei sistemi poco personalizzati.
In questo caso sarà l’azienda a doversi adattare al software e non viceversa, complicando il lavoro, anziché semplificarlo.

Vi offriamo un esempio pratico:

Una fattura è un foglio di carta, ma all’interno di un software può avere rappresentazioni digitali di crescente complessità per numero di attributi.

Non ci credete, vero?

La forma più semplice di rappresentazione, può essere una semplice scansione digitale, ovvero carta trasformata in una immagine.

Così abbiamo realizzato la coppia fattura reale (cartacea nel faldone) <-> fattura digitale (file su hard disk).

Ma al nostro file cartaceo possiamo associare anche dei numeri, attraverso una adeguata interfaccia del software: il numero di fattura, il numero di prodotti, il numero di consegna, la data di emissione, la data di pagamento, il campo iva.

In questo modo, più attributi vengono codificati, tanto più facile sarà ritrovare la fattura, cercando per data, per numero, per quantità di prodotti, per data di pagamento. E altrettanto semplice sarà ottenere dati storici e aggregati.

Quindi la versione digitale della fattura è una versione “avanzata” della copia reale.

Se l’esempio della fattura vi sembra semplice, proviamo ad estenderlo; una commessa di produzione è un processo con decine di attributi: la distinta base, il numero di pezzi da produrre, i turni (ergo il numero di ore lavorate), le macchine, gli attrezzaggi, i codici dei lotti prodotti, la posizione del (semi)lavorato in magazzino. Una lista lunga di “cose” e categorie che a loro volta possono essere mappate in tante sottocategorie impossibili da definire a priori in quanto estremamente dipendenti dallo specifico flusso aziendale, dalla dimensione dell’azienda e ovviamente dalla categoria merceologica.

Cosa succede quando vogliamo tenere traccia di una informazione del magazzino che non è stata prevista nel suo modello “astratto”?

Dovremo “forzare” delle informazioni nello stesso campo perdendo la coerenza e l’atomicità dei dati (si chiama così).


ESEMPIO:

Al momento in cui scrivo, una azienda produce scarpe di tela cosicchè nel software è sufficiente compilare 2 campi:

  • l’oggetto “scarpa” nel mondo reale ha 2 attributi (colore, taglia), dunque (rosso, 43).

Il prossimo Lunedi la stessa azienda aggiungerà una nuova linea di produzione di scarpe in pelle.

  • L’oggetto “scarpa” ha adesso 3 attributi (colore, taglia, materiale).

Il software implementa nella sua rappresentazione astratta solo 2, e di conseguenza la sua interfaccia utente presenta solo due campi in cui scrivere (come se vi chiedessi di scrivere nome, cognome e codice fiscale in una interfaccia in cui ci sono solo “nome” e “cognome”. Dove lo scrivereste?)

Avete due possibilità:

  1. ricontattare l’azienda che lo ha programmato 7 anni fa
  2. cominciamo a scrivere nel campo colore anche il materiale, ovvero (rosso/tela, 43), ammesso che non sia un campo bloccato da un elenco di selezione multipla.

Quanto costa la prima soluzione? Troppo dite?

Allora quali conseguenze comporta la seconda soluzione? Siete in grado di valutarle da soli? Sono conseguenze accettabili?

(Se siete curiosi, vi do un suggerimento: se usate la seconda, non potrete continuare a fare ricerche e fare proiezioni statistiche corrette).

Se avete altre soluzioni, scrivetemi una mail.


Può sembrare un esempio banale e semplice ed in effetti lo è, ma ha solo scopo di far intuire la complessità del problema, progettare un software non è meno complesso che progettare un edificio. La progettazione software (se fatta bene) è una scienza molto complessa.

Il cambio di paradigma sta nel comprendere che ad oggi il software non è più uno strumento dell’impresa, il software è l’impresa stessa. L’adozione del corretto strumento e del partner giusto, determina una evoluzione non solo dell’azienda ma del modello di business stesso con un impatto radicale sui costi.

Autore: Luca Capobianco (Founder di Vectis)