Cos'è il workflow management o sistema di monitoraggio del workflow?

Il workflow management o sistema di monitoraggio del workflow documentale (gestione delle pratiche) promuove la gestione dei gruppi di lavoro collaborativi e sostiene l’organizzazione del processo di lavoro mediante l’utilizzo di software specifici.

Le attività possono essere svolte dai partecipanti o automatizzate da applicazioni informatiche che gestiscono la comunicazione e il passaggio di compiti da un collaboratore all’altro, rendendo di fatto più efficace la gestione aziendale.

L’approccio dei workflow collaborativi è quello di realizzare uno strato di automazione dei processi “orizzontali” tipici della gestione archivistica delle pratiche, dove l’esecuzione del processo avviene con l’apporto decisivo degli utenti e la piattaforma tecnologica offre potenti strumenti di supporto (tracking, trasmissione, monitoraggio).

In pratica per workflow collaborativi si intendono quei sistemi in grado di tracciare iter procedurali, anche complessi, ma dove l’avanzamento del processo non è cadenzato dal sistema informatico bensì viene sempre deciso dagli utenti del sistema.

Durian, il workflow management system di Vectis è realizzato come interfaccia web che non necessita di alcuna installazione, archiviando i dati nel cloud. E’ stato creato per monitorare l’iter e lo stato delle attività all’interno di aziende e studi privati e per gestire in modo efficiente le relazioni con i clienti esistenti e potenziali. Gestisce inoltre qualunque tipo di attività costituita da operazioni che possono essere definite “a cascata”, ovvero per le quali non è possibile passare alla fase successiva se prima non è stata eseguita una attività a monte.

Tra i vantaggi del workflow management troviamo l’utilizzo della rete Internet per il mantenimento e l’organizzazione dei contatti, soprattutto quando il gruppo di lavoro è vasto e disperso nello spazio; inoltre questi sistemi sono utili nel guidare gli imprenditori inesperti nella suddivisione dei compiti aziendali tra le risorse.


I vantaggi dei supporti Workflow management systems sono così sintetizzati:

    • Aumento dell'efficienza – l'automazione di molti processi contribuisce all'eliminazione di processi ridondanti;
    • Maggiore controllo e supervisioni dei processi – tramite la standardizzazione di task e procedure operative e l'utilizzo di strumenti di verifica;
    • Flessiblità – il software monitora i processi di lavoro grazie a programmazioni ad hoc, effettuate in base alle esigenze;
    • Riduzione dei costi di gestione - raggiungimento degli stessi obiettivi in meno tempo e con minori risorse
    • Crisis management - il software individua in tempo utile le criticità permettendo di gestirle in modo rapido ed efficiente.
     

Un esempio di utilizzo di un sistema di workflow management è il controllo e la gestione delle pratiche di rimborso in una compagnia assicurativa, oppure la gestione delle pratiche di uno studio legale.

Il sistema si occupa del completamento logistico dei casi controllando che nessun passo sia saltato, che i task siano eseguiti nell’ordine corretto, in modo che il flusso operativo venga eseguito senza errori, assegnando la responsabilità di ogni task solo alla persona incaricata di occuparsi di quel determinato aspetto della pratica. In questo modo si eviteranno colli di bottiglia e omissioni di responsabilità in quanto il sistema provvederà a seguire la documentazione passo dopo passo.

In tali sistemi risulta centrale il ruolo di presentazione, conservazione e condivisione della conoscenza che nasce dalle forme di workflow collaborativo. Le conoscenze individuali, per essere utili in un gruppo di lavoro, devono essere archiviate nel sistema e contenere metainformazioni che ne permettano il reperimento.

Vectis ha sviluppato Durian, un sistema di monitoraggio del workflow documentale personalizzabile e adattabile a qualunque tipo di azienda. Scopri di più sulla pagina prodotto o contattaci compilando il form per avere maggiori informazioni.

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